從團隊協作的四個階段談起，如何運用Evernote、Workchat、Google、Dropbox解決團隊工作大小問題
大家合力去完成一件事，就是「協作」的概念，傳統辦公室便提供了這樣的作業環境，不過隨著社會變遷，你是否也曾感覺到，有很多工作其實不一定要在辦公室也能完成，辦公室好像就是讓老闆方便監視大家的集中營罷了！<p>這種工作模式一旦習慣下來，無論是個人或團隊的效率都難以提昇，因為辦公室的環境好壞直接影響工作情緒，而這還只不過是最輕微的問題。</p> <p>大家都有過這樣的經驗，以往我們都是都是用電子郵件來夾帶工作文件，你改完傳給我，我改完再傳給他，改的次數多了，往返之間，常常可能會有漏看某封信的狀況發生，等到發現改錯版本了，又得重來一次，非常耗時且容易出錯。又或者換一個情境，開個會，非要等大家都到齊才有辦法開始，開了半天，明明已經討論通過的提案，隔天主管又來問一遍，這到底是哪招？工作要用的重要檔案沒有留備份給同事，不小心電腦掛了就一切掰掰，連加班加到死都救不回來⋯</p> <p>說實在，到底為什麼要雲端協作？就是為了避免以上這些問題重複發生。</p> <h2>四個階段剖析雲端協作</h2> <p>要從傳統工作模式跳到雲端的工作模式並不難，許多雲端工具包括 Google 的服務、Dropbox 與 Evernote 等等，也許你目前已經正在使用，也幫助你提昇了不少個人的工作效率。不過若將思維從「個人」延伸到「團隊」上，除非你是獨立工作者，否則個人就算效率再高，終究得要跟著團隊的腳步才行，要講雲端協作，當然得是大家一起上雲端才行。</p> <h3>發想與溝通，暢通無障礙</h3> <p>過去在團隊工作時，我們會經歷一些事前規劃、工作協調與產出成果的階段，雲端協作同樣需要這些過程，不過運用的工具與方法就大不相同了。像是在專案計畫<strong>發想階段</strong>，我們可以透過 Evernote 的共用筆記本，先分享工作相關的想法、素材，建立共通的工作知識庫，同時也讓同事彼此之間心裡有個底，大致預測之後的工作規劃與任務走向，如此一來，就可以大大節省在<strong>溝通階段</strong>工作開會討論、建立團隊共識所花費的工夫。透過傳訊功能，工作團隊不必都集合到辦公室才能開會，另外還可運用 Google 表單建立問卷，線上蒐集同事意見，所以工作地點更為彈性，想在星巴克上班也沒問題。</p> <h3>協作與管理，安全有效率</h3> <p>進入<strong>協作階段</strong>我們可以使用諸如 Google 文件的共享功能，所有人就能即時透過網路編輯修改文件，在協作的過程中，因為大家都在線上，其實也就一併解決等待往來修改回覆的時間，所有的內容變更馬上就能看得到，大大縮減工作時間。上述階段都是在雲端完成，所以檔案當然也都是放在雲端，這就與<strong>管理階段</strong>相關了，雲端檔案的分享比用隨身碟傳來傳去更為方便，一份檔案要提供給多人，只需要轉寄分享連結就可以，而 Google 雲端硬碟以及 Dropbox，都具有保存多個版本檔案的功能，不用擔心舊檔被不小心覆蓋之後，無法還原的情形發生，就資料的保全性來講，甚至會比單機作業更為可靠。</p> <p><strong>方便又多樣的雲端工具</strong></p> <p style="text-align: center;"><img src="https://cdn2-techbang.pixcdn.tw/system/images/208636/original/000b577db6b34bb5b8b22053f02967f7.png?1429520195" alt="" /></p> <p style="text-align: center;"><img src="https://cdn0-techbang.pixcdn.tw/system/images/208637/original/cee7efeff00605cf5894ce51a47f1254.png?1429520194" alt="" /></p> <p style="text-align: center;"><img src="https://cdn1-techbang.pixcdn.tw/system/images/208638/original/39427079e22040974538cc0bbfbc6e48.png?1429520197" alt="" /></p> <p style="text-align: center;">▲現今各式免費雲端服務、協作平台盛行，如 Evernote、Google、Dropbox 等等，協力工作者可輕易將工作搬上雲端，大開方便之門。</p> <p style="text-align: right;">（後面為發想階段的介紹）</p> <p style="text-align: center;"><!-- pagebreak --></p> <h2>發想：催化團隊靈感的 Evernote 共用筆記</h2> <p>Evernote 隨著多次改版更新，它的功能取向也逐漸延伸到企業用途，不只用在個人的生活記事，也可實際運用在辦公環境中，比如說在專案計畫的發想階段，就可以透過建立共用記事本，來整理大家所蒐集的相關素材，共用記事本其實就等同於雲端的共用資料夾，可以存放各人的單篇記事、圖檔、網頁擷圖與錄音檔資料等等，當然內容可以包括任何天馬行空的點子，人家說三個臭皮匠勝過一個諸葛亮，許多創意往往不是無中生有，而是互相碰撞而萌生的。</p> <h3>替共用記事劃上重點</h3> <p>當開啟共用記事本的權限之後，團隊成員就可以自由編寫或新增記事本內的資料，而且只要有人編輯或新增了一筆記事，那麼所有人都會接收到動態更新的通知，方便成員掌握更新進度。不過，也因為共用記事本的目的在於跟同事分享情報，因此記事的形式，千萬不要單純以為自己看得懂就好，最好也考慮到同事閱讀的方便性，比方說螢光筆，拉箭頭，加註解等等，這些傳統筆記的記事方法，在這裡也同樣適用，經過初步整理過的記事，不但容易閱讀，當你分享給同事時，同事也比較容易推理出你的思考脈絡。</p> <p><strong>開啟記事本共用</strong></p> <p style="text-align: center;"><img src="https://cdn1-techbang.pixcdn.tw/system/images/208639/original/abb112c22b7ed5273f4b299f4c3338a3.png?1429520397" alt="" /></p> <p style="text-align: center;"><img src="https://cdn1-techbang.pixcdn.tw/system/images/208640/original/5d51b8f8f99ef3d0e96c7cd09140c8a7.png?1429520399" alt="" /></p> <p style="text-align: center;">▲選取記事本選擇「共用筆記本」，輸入協作者 email 即可邀請共用，協作者必須要有 Evernote 才能瀏覽、編輯記事本內的所有記事。</p> <p><strong>標出記事的重點</strong></p> <p style="text-align: center;"><img src="https://cdn0-techbang.pixcdn.tw/system/images/208641/original/6135bb830c653aca975b3404aaed41d4.png?1429520400" alt="" /></p> <p style="text-align: center;">▲文字筆記的重點可以用粗體、螢光筆或顏色來區隔出重點。</p> <p style="text-align: center;"><img src="https://cdn0-techbang.pixcdn.tw/system/images/208642/original/03ce07e2db847926ca558d07a07d78f6.png?1429520400" alt="" /></p> <p style="text-align: center;">▲而圖片則可利用內建的 Skitch 圖片編輯工具來加以標註。</p> <h2>發想：Evernote 記事的多樣化分享方式</h2> <p>讓成員都擁有 Evernote 帳號，進而分享工作記事當然是最方便的，根據官方的說明，有編輯權限的任一個協作者，也擁有邀請他人一起共用記事本的權力，且一本 Evernote 記事本可以容許最多 500 人共用。但在多數情況下，並非每個人都有帳號，而且我們也不太需要把核心團隊之外的關係者，通通拉到共用記事本中來進行協作，這樣反而可能讓資料更加複雜混亂，而在需要徵詢主管或專業者的意見時，這時我們可以透過 Evernote 的單篇記事分享功能，選擇適合的方式來傳送相關資訊。</p> <h3>不用帳號也能夠閱讀記事</h3> <p>相對於共用記事本，對方一定要有 Evernote 帳號才能開啟，針對單篇記事的分享就沒那麼嚴格，你可以透過複製 URL、電子郵件及公開連結等方式來分享，也可以轉貼到臉書、推特等社群網站，收到郵件與連結的人，就算不必申請新帳號，也能夠順利的開啟並閱讀記事內容，只是無法編輯，但他仍然可以透過電子郵件方式來回覆。俗話說旁觀者清，藉由擴散分享你的工作記事，甚至能獲得更多在工作團隊以外的專家建議回饋，補強團隊有可能思慮不周之處。</p> <p><strong>用電子郵件分享筆記</strong></p> <p style="text-align: center;"><img src="https://cdn0-techbang.pixcdn.tw/system/images/208644/original/eb7b49e6fb920d5a09d922a9b31b9ae7.png?1429520786" alt="" /></p> <p style="text-align: center;"><img src="https://cdn0-techbang.pixcdn.tw/system/images/208645/original/d3c583dfddcc87784f858ea2f150bbb1.png?1429520787" alt="" /></p> <p style="text-align: center;">▲針對沒有 Evernote 帳號的人，我們還可以用其他不同方式來分享筆記。</p> <p style="text-align: center;"><img src="https://cdn2-techbang.pixcdn.tw/system/images/208646/original/9ea41b10adf64e1952a9537598e497e8.png?1429520787" alt="" /></p> <p style="text-align: center;">▲接收到郵件分享的人可以直接用信箱介面來閱讀記事，如果他回信，則是會回寄到你申請 Evernote 的信箱。</p> <p style="text-align: center;"><img src="https://cdn2-techbang.pixcdn.tw/system/images/208647/original/7d0cb81733e6281c70b893b0e9fee41b.png?1429520787" alt="" /></p> <p style="text-align: center;">▲如果你是用轉寄連結的方式分享記事，那麼對方同樣可以直接用瀏覽器閱讀，不必申請一個新帳號。</p> <h2>發想：彙整 Evernote 記事成為團隊知識庫</h2> <p>當你的工作團隊在共用記事本中，累積了大量的記事素材之後，專案計畫發想的資料可以說是大致備齊，不過你會發現 Evernote 的記事本，是屬於單層的架構，所有的圖片、記事、錄音檔都是放在一塊的。會如此設計確有它的用意，當我們需要某一篇記事時，如果還要開啟重重的資料夾才能找到它，並不是一種有效率的作法，別忘了 Evernote 也有搜尋記事內容的功能，搜尋一下關鍵字就可以跳出你要的資料，如果想要更清楚的加以管理，透過設標籤的方式就可以了。</p> <h3>利用標籤與目錄功能來整理記事</h3> <p>記事標籤的設置是有技巧性的，既然跳脫了樹狀資料結構，你的標籤就不應該再用「照片」、「擷圖」、「錄音檔」等性質類別來劃分，而是要跟你現在的工作規劃有所相關，比如說「緊急處理事項」、「備用參考資料」等等，更細分一點的話，把「某某人工作任務」加入到標籤中，這樣就可以更明確區隔出團隊成員的職掌。單篇記事並未限定只能套用一個標籤，所以某篇特別重要的記事，可能就會在不同的標籤底下重複出現，能減少漏失的機會。此外，當資料的蒐集大致告一段落，你也可以替記事本中所有的記事建立總目錄，Evernote 會將所有的記事條列成一張超連結清單，這樣團隊成員便可利用這份清單，快速連結到需要查閱的記事。</p> <p><strong>標籤設計</strong></p> <p style="text-align: center;"><img src="https://cdn1-techbang.pixcdn.tw/system/images/208648/original/8e57f758c8bc8ffc348a1fcca57602b6.png?1429521046" alt="" /></p> <p style="text-align: center;">▲在單篇記事的頁面上，就能自由新增標籤了，單篇記事最多可設 100 個標籤，相當充裕。</p> <p style="text-align: center;"><img src="https://cdn2-techbang.pixcdn.tw/system/images/208649/original/1edfd2ce85ffe800be07530022305b77.png?1429521046" alt="" /></p> <p style="text-align: center;">▲標籤的設計最好跟你的工作流程相關，方便你區分事情的輕重緩急。</p> <p><strong>建立記事目錄</strong></p> <p style="text-align: center;"><img src="https://cdn0-techbang.pixcdn.tw/system/images/208650/original/15efd1fd1a3f2cdfe3d2a216ae0febc1.png?1429521047" alt="" /></p> <p style="text-align: center;"><img src="https://cdn2-techbang.pixcdn.tw/system/images/208651/original/e270d5e2ccb390cdad6c94a48f61a2b6.png?1429521047" alt="" /></p> <p style="text-align: center;">▲選取記事本中的所有記事後，再按「建立總目錄記事」，便可以產生一筆包含所有記事連結的新記事。</p> <p style="text-align: right;">（後面為溝通階段的介紹）</p> <p style="text-align: center;"><!-- pagebreak --></p> <h2>溝通： Work Chat 提昇團隊溝通速率</h2> <p>前面所提的記事分享，都比較傾向於「被動」的接收，但當閱讀過同事上傳的記事內容後，你說不定有些想法意見，想要立即「主動」與他討論一下，這時你除了在該篇記事中新增一些內容，代表你已經看過了以外，其實還有更直接的方式：Evernote 的「Work Chat」功能。它是內建在 Evernote 之中的通訊功能，不僅能一對一，也可以一對多，不需要另外開 Line 或 Skype 視窗，在同一個 Evernote 介面下就能互通訊息、即時溝通，而 Work Chat 的介面相當簡潔，無法傳什麼可愛貼圖，畢竟它的主要功能還是用來協調，單就工作來說所以其實也夠用了。</p> <h3>不只傳訊息，還可統籌協作歷程</h3> <p>當你要分享一則記事給同事時，也是透過 Work Chat 的聊天視窗來進行的，記事的連結會附在討論串當中，不必再回到記事列表去搜尋，所以當你跟同事間在用 Work Chat 進行討論的過程中，就可以對該篇記事進行即時的編輯修改。還有一點貼心的地方在於，當你這次討論完之後，關掉視窗，下次跟同一個人討論時，Evernote 並不會重新再開一個討論串，而是會接續先前的討論，方便你檢視並回想之前的進度。</p> <p><strong>Work Chat 怎麼用？</strong></p> <p style="text-align: center;"><img src="https://cdn2-techbang.pixcdn.tw/system/images/208652/original/f2bcc02545a7cf0d6e83b78035cb9264.png?1429521336" alt="" /></p> <p style="text-align: center;">▲從在 Evernote 側欄資訊看板的最上方，就可以開啟 Work Chat 聊天功能了，按下「開始對話」並輸入協作者 email 邀請對方。</p> <p style="text-align: center;"><img src="https://cdn2-techbang.pixcdn.tw/system/images/208653/original/1516f86f5b0218ce7a65b65f18470948.png?1429521332" alt="" /></p> <p style="text-align: center;">▲曾經對話過的討論串都會留存歷史記錄，而且還可以透過搜尋功能去尋找特定訊息，光這點就比 Skype 強大。</p> <p style="text-align: center;"><img src="https://cdn2-techbang.pixcdn.tw/system/images/208654/original/9d9e8a881040ffb26f78c253a32a4fe7.png?1429521334" alt="" /></p> <p style="text-align: center;"><img src="https://cdn0-techbang.pixcdn.tw/system/images/208655/original/ee757ea3256427894bbe3267cfa08af4.png?1429521335" alt="" /></p> <p style="text-align: center;">▲Work Chat 還可以用來在聊天視窗中直接分享記事連結，對方點擊之後就可以直接開啟記事，方便一邊協作一邊討論。</p> <h2>溝通：利用 Google 表單彙整統計大量意見</h2> <p>雖然 Evernote 在小組溝通協調上非常方便，不過我們也不能忽略了公司群體的意見，以免流於閉門造車，過去在許多重要議題上，往往會透過問卷調查的方式來蒐集大量意見，加以統計之後得出目前趨勢，這對於工作規劃的走向，可以提供相當豐富的參考性。在雲端的時代，我們當然不需印出紙本問卷慢慢發，只要利用 Google 表單就能製作簡單的線上問卷，並利用網路、社群來傳播，線上問卷還有一個好處，回收進來的問卷，Google 會自動幫你生成摘要跟統計圖表，這樣你就不用人工一筆一筆慢慢 Key in 資料了。</p> <h3>統計並發佈問卷結果</h3> <p>為了取得更有用的資訊，在問卷的設計上，你可以透過一些細部設定，來確保能夠得到較精確的結果，比如說重要的問題就要列為必答、限制每個人只能填寫一次，以防止投票部隊的出現。製作完成的問卷，會生成一組專屬網址，你就可以把這組網址貼到大家公用的社群平台，或是透過 email 邀請填寫，最後統計完成的圖表資料，還可以發佈給所有當初協助填寫問卷的人，公開化以避黑箱作業之嫌，也對所有協作者有個交待，不是填完後就不聞不問。</p> <p><strong>建立新問卷</strong></p> <p><strong>step 1</strong></p> <p>在 Google 雲端硬碟新增一個表單，便會來到問卷設計的頁面，題型有單選、核取方塊、下拉選單等可以選擇。</p> <p style="text-align: center;"><img src="https://cdn2-techbang.pixcdn.tw/system/images/208659/original/7672dc38d5925b0f753e64c713313d0c.png?1429521718" alt="" /></p> <p><strong>step 2</strong></p> <p>也有背景主題可以套用，不管是標題或說明文字的字體顏色、大小都可以自訂，完成後按下「傳送表單」便可發佈。</p> <p style="text-align: center;"><img src="https://cdn2-techbang.pixcdn.tw/system/images/208661/original/443a5a5be2c2240847b50ed62a234145.png?1429521719" alt="" /></p> <p><strong>step 3</strong></p> <p>當問卷回收到一定數量時，按下「回覆」選單中的「回應摘要」，便可以自動進行結果統計。</p> <p style="text-align: center;"><img src="https://cdn0-techbang.pixcdn.tw/system/images/208662/original/7e0e900b8707eaf1ca1df343d5e705fa.png?1429521719" alt="" /></p> <p><strong>step 4</strong></p> <p>依照題型的不同會有長條圖或圓餅圖等不同呈現形式，按下頂端「發佈分析結果」就可以將結果回傳給問卷協作者。</p> <p style="text-align: center;"><img src="https://cdn1-techbang.pixcdn.tw/system/images/208664/original/22e720d6f7db69179f281710acc5fdb0.png?1429521720" alt="" /></p> <p style="text-align: right;">（後面為協作階段的介紹）</p> <p style="text-align: center;"><!-- pagebreak --></p> <h2>協作：即時性 Google 文件多人編修</h2> <p>不管是新增一筆或直接上傳到 Google 雲端的文件，都可以開啟共用編輯的權限，如果是上傳的文件，建議你轉換成 Google 的格式，Google 文件協作的一個最重的特點是，它完完全全是即時性的，任何一個協作者在文件上的動作都會清清楚楚的即時顯示，哪怕只是打了一個字、刪了一段話。而在協作的畫面中，你不但可以看見自己的游標，同時也可以看到每個協作者的游標位置，並用不同顏色來區分，這樣你就可以清楚的分辨，是哪個人正在處理哪個段落。同樣狀況也可套用到試算表，不過單一表格欄位同時間只能允許一個人進行編輯，以免產生衝突。</p> <h3>多人即時編輯並線上討論</h3> <p>過去在文件協作的過程中，有一種情況是，大家會直接在工作的文件上進行文字討論，這反而讓工作文件本身顯得更加雜亂，現在你可以在 Google 文件的介面按下「即時通訊」，開啟一個聊天視窗，如果同事都在線上的話，還可以進行群組的溝通，甚至開個小型會議也沒問題。透過聊天視窗，不但可以直接分派每個人要完成的工作，在協作當中遇到問題的話，也可即時互相解答。</p> <p><strong>Google 文件協作</strong></p> <p style="text-align: center;"><img src="https://cdn2-techbang.pixcdn.tw/system/images/208672/original/0c617be97dfe4753b0c24b18e39a2d84.png?1429522025" alt="" /></p> <p style="text-align: center;"><img src="https://cdn0-techbang.pixcdn.tw/system/images/208674/original/dd2275815be6d13c4a1432fbf0a2bc9d.png?1429522027" alt="" /></p> <p style="text-align: center;">▲一同在線上編輯文件的協作者，在畫面中會即時顯示他的游標位置。</p> <p style="text-align: center;"><img src="https://cdn2-techbang.pixcdn.tw/system/images/208673/original/7a1226bf9ad960630115d3cb60861e0d.png?1429522025" alt="" /></p> <p style="text-align: center;">▲按下「共用」按鈕就能新增協作者。</p> <p style="text-align: center;"><img src="https://cdn1-techbang.pixcdn.tw/system/images/208675/original/5d8263f02aa8b555279f9f0b9369cdb8.png?1429522027" alt="" /></p> <p style="text-align: center;">▲點選「即時通訊」按鈕就可以開啟聊天視窗方便溝通。</p> <h2>協作：「註解」與「建議操作」的進階協作支援</h2> <p>在即時性的 Google 文件協作環境下，當然可以馬上進行所見即所得的討論與修改，不過有些時候靈感一來，我們開啟 Google 文件的時間也許在半夜，不一定大家都在線上，這時如果對於文件內容有疑問，總不好打電話把人家吵起來，所以你可以先在協作文件插入「註解」，進行提問、做筆記或標示出你所做的變更，等同事上線就可看到。在註解內容當中輸入「+」號與同事的電子郵件，還可以確保特定同事看到你的註解，如果對方回覆後，你覺得沒問題，就可以把它設為「已解決」關閉這條註解。</p> <h3>雲端文件也有追蹤修訂功能</h3> <p>如果你不確定協作文件中的某處該不該修改，那麼還可以使用「建議操作」功能，跟註解不同之處在於，「建議操作」會保留原始文字，並把你修改的文字用不同顏色字體標示出來，其實這就類似於 Office 的追蹤修訂功能。此時協作文件會從旁新增一則類似註解的文字卡片，如果其他人同意接受你的修改，按下文字卡片中的「接受建議」按鈕，你所做的修改就會直接套用到協作文件上，不同意的話，當然就是回復原貌了，而在最後確認之前，你們都還是可以透過文字卡片互相討論。</p> <p><strong>註解功能</strong></p> <p style="text-align: center;"><img src="https://cdn1-techbang.pixcdn.tw/system/images/208676/original/f47eb96612da0c210a81bd2e02c89816.png?1429522326" alt="" /></p> <p style="text-align: center;">▲「註解」其實就在文件「共用」按鈕的旁邊，先用游標選取文件中要註解的地方，再按下按鈕新增一則註解。</p> <p style="text-align: center;"><img src="https://cdn0-techbang.pixcdn.tw/system/images/208677/original/b614f80521f2c1144aa56fd0e214dec7.png?1429522326" alt="" /></p> <p style="text-align: center;">▲新增的註解會條列在文件右側，如果對方有回覆修改完成，那麼按下「標為已解決」就可以隱藏這則註解。</p> <p><strong>建議操作</strong></p> <p style="text-align: center;"><img src="https://cdn0-techbang.pixcdn.tw/system/images/208678/original/a3532cd580edcc4cb6ef915780a1db96.png?1429522327" alt="" /></p> <p style="text-align: center;">▲在文件介面按下筆型圖示開啟選單，選取「建議操作」以進行追蹤修訂。</p> <p style="text-align: center;"><img src="https://cdn2-techbang.pixcdn.tw/system/images/208679/original/8641dfd6e9837c424fbeae6bde7f7590.png?1429522329" alt="" /></p> <p style="text-align: center;">▲「建議操作」的特色是可以同時保留新文和舊文，並用顏色來區分。</p> <p style="text-align: center;"><img src="https://cdn0-techbang.pixcdn.tw/system/images/208680/original/1d47ae55a34629b1b38ffe1efef00a83.png?1429522330" alt="" /></p> <p style="text-align: center;">▲如果協作者同意可以修改，按下打勾圖示就可以直接套用新的修改。</p> <p style="text-align: right;">（後面為管理階段的介紹）</p> <p style="text-align: center;"><!-- pagebreak --></p> <h2>管理：Google 雲端硬碟的檔案管理術</h2> <p>每個人的 Google 雲端硬碟都是獨立的，只是透過共享的機制，來確保同事都可以擁有並編輯同一份工作檔案。不過如果考慮你所有的工作檔案所共用的對象，並非是同一批同事的話，你還可以再利用特殊顏色資料夾來加以分類，看起來會比較清楚，比方說 A 專案資料夾設為藍色，B 專案設為紅色等等，如果你點選個別檔案或資料夾，然後切換到「詳細資料」的「活動」分頁中，Google 會幫你條列出最近資料夾或檔案最近是否有什麼變更，你就可以了解協作同事們最近又上傳了哪些檔案，或是編輯過哪些文件，即時掌握協作進度。</p> <h3>標示特殊檔案用途</h3> <p>你在 Google 雲端硬碟所存放的工作檔案，其中可能會有一些較特殊的素材檔，無法直接透過瀏覽器來預覽，也很難單純用檔名來解釋其用途，這時我們就可以在這些檔案的「詳細資料」頁面下方，編輯使用說明，檔案上傳者就不必一一去跟同事們解釋。除此之外，你還可以在上面註記這份檔案有哪些還未完成的部分、可能有哪些地方還需要修改、請哪位同事去協助處理等等，等於是當成一種工作備忘錄的形式。</p> <p><strong>分類檔案用途，掌握編輯動態</strong></p> <p style="text-align: center;"><img src="https://cdn0-techbang.pixcdn.tw/system/images/208681/original/09edf2029169de344fef757ce9d9e650.png?1429522794" alt="" /></p> <p style="text-align: center;"><img src="https://cdn0-techbang.pixcdn.tw/system/images/208683/original/6c9fd9e12e849888e63a20078fdc4f98.png?1429522795" alt="" /></p> <p style="text-align: center;">▲在協作資料夾按下滑鼠右鍵，可以加上星號，也可變更不同顏色來區分資料夾的性質或急迫性。</p> <p style="text-align: center;"><img src="https://cdn0-techbang.pixcdn.tw/system/images/208682/original/9963ae9942e59e6aac9ced058cd44fa8.png?1429522794" alt="" /></p> <p style="text-align: center;">▲在 Google 雲端硬碟點選檔案或資料夾，開啟「詳細資料」並編寫「說明」，讓協作者了解檔案的用途，也可趁機交辦任務。</p> <p style="text-align: center;"><img src="https://cdn1-techbang.pixcdn.tw/system/images/208684/original/5ffd661bfaef490ac20e21cde246314c.png?1429522795" alt="" /></p> <p style="text-align: center;">▲切換到「活動」的分頁，便可以了解同事們最近針對此項目的工作動態。</p> <h2>管理：存取 Google 雲端檔案的歷史版本</h2> <p>Google 雲端硬碟還有一個很不錯的功能，就是會幫你保留檔案的先前版本，畢竟在多人協作下，有人不小心手滑改錯也是很平常的，歷史版本可以讓團隊還有一些彌補的空間，不用重頭再來。只要在 Google 雲端硬碟中點選檔案，選擇「管理版本」，你就可以看到這份檔案的歷史版本有哪些，你可以重新上傳新版本的檔案、可以下載先前的版本，也可以設定永久保存某一個版本，因為要是你的檔案版本建立超過 30 天，或檔案版本超過 100 個時，Google 會自動刪除較舊的版本。</p> <h3>還原 Google 文件的修訂版本</h3> <p>而針對 Google 格式文件的版本檢視與還原作法，跟上述有點不同，首先你要先開啟 Google 文件檔案，在工具列選擇「檔案」選單，然後選取「查看修訂版本記錄」，便可查閱這個文件檔案的所有編修記錄，包括是誰在幾點幾分曾編輯過，被改過的地方還會標以顏色字體。選擇你要的歷史版本後，按下「還原為此版本」後即可。Google 硬碟並不會刪除任何一個版本，不過可能會將部分修訂版本合併起來以節省空間，如果你需要留存特定版本的文件，可以用建立副本的方式來保存。</p> <p><strong>管理檔案版本</strong></p> <p style="text-align: center;"><img src="https://cdn0-techbang.pixcdn.tw/system/images/208685/original/1995861b85c23337322532df838df1f3.png?1429523058" alt="" /></p> <p style="text-align: center;"><img src="https://cdn0-techbang.pixcdn.tw/system/images/208686/original/0496b43c90d145a87e45b54bda651367.png?1429523058" alt="" /></p> <p style="text-align: center;">▲非 Google 文件格式的檔案，例如壓縮檔，可以透過「管理版本」的功能來查詢並下載歷史版本檔案。</p> <p><strong>還原修訂版本</strong></p> <p style="text-align: center;"><img src="https://cdn2-techbang.pixcdn.tw/system/images/208687/original/c0141600e0677ba479ab281a74eb7073.png?1429523059" alt="" /></p> <p style="text-align: center;"><img src="https://cdn2-techbang.pixcdn.tw/system/images/208688/original/9aa74c50a22b28d20ffc5b374aaf5efb.png?1429523059" alt="" /></p> <p style="text-align: center;">▲至於 Google 格式文件的歷史版本還原，則要進到編輯模式中，選擇「查看修訂版本記錄」，選好版本後按下「還原為此版本」。</p> <h2>管理：用 Dropbox 建立重要檔案備份庫</h2> <p>雲端檔案由於有保存版本的機制，你多人協作再怎麼反覆修改都沒關係，反正按一下還原就可以了，不過最怕的就是你的檔案被誤刪，就算有再多版本都沒用了。以 Google 雲端硬碟來說，檔案擁有者才有刪除檔案的權力，協作者如果不小心移除了，可以請求他人再次分享即可，不過萬一擁有者誤刪了檔案，還清空了垃圾桶，那麼只能求助 Google 還原。</p> <p>另一個雲端空間 Dropbox 就顯得人性化許多，你只要進入網頁版的 Dropbox，按下垃圾桶圖示，便可以看到以灰色呈現的被刪除檔案，這時按下滑鼠右鍵選取還原就可救回這些檔案，不管是從電腦資源回收桶移除，或是不小心覆蓋版本的檔案，只要是 30 天內隨時都可救回，因此對於重要的檔案，也建議考慮用 Dropbox 來備份保存並共享。</p> <h3>了解雲端服務條款避免爭議</h3> <p>除此之外，建議用 Dropbox 來存放重要檔案，還有另一個理由，就是服務條款的差異，這也是大多數人最容易忽略的地方了，畢竟我們這裡所使用的雲端協作，都是透過第三方的服務來進行，如果你仔細閱讀過 Google 的服務條款，就會發現，其實當我們上傳檔案到 Google 雲端硬碟時，便授權了 Google 擁有使用、修改或重製檔案內容的權力，甚至如果你是代表公司使用，也就表示公司接受這樣的條款，而 Dropbox 的條款中就沒有這些但書，除非用戶自行授權其他應用程式來存取你的 Dropbox，如果你的公司資料屬性較為機密，為了避免爭議，視情況使用 Google 雲端平台並輔以 Dropbox 雲端空間，會是比較好的雲端協作策略。</p> <p><strong>Dropbox 的檔案還原</strong></p> <p style="text-align: center;"><img src="https://cdn2-techbang.pixcdn.tw/system/images/208689/original/625053bfb3346c5dd1b33a16eb7c2de0.png?1429523225" alt="" /></p> <p style="text-align: center;">▲在網頁版介面點擊右上方垃圾筒圖示「顯示刪除的檔案」後，之前刪除的檔案與資料夾便會以灰色字體出現。</p> <p style="text-align: center;"><img src="https://cdn2-techbang.pixcdn.tw/system/images/208690/original/24315a557b6eb706801119f229926a09.png?1429523225" alt="" /></p> <p style="text-align: center;">▲在灰色檔案上按滑鼠右鍵，就能還原你不小心在電腦上刪除的檔案，還原之後也會自動同步到你的電腦中。</p> <p style="text-align: center;"><img src="https://cdn1-techbang.pixcdn.tw/system/images/208691/original/11ea049ec36648cb40c21ffc2fa299a4.png?1429523225" alt="" /></p> <p style="text-align: center;">▲如果你選擇「之前的版本」，Dropbox 便會列出此檔案的歷史版本，方便擇一進行還原。</p> <p>&nbsp;</p> <blockquote> <p><span><span>本文同步刊載於PC home雜誌</span><br />&nbsp;</span><span>&nbsp;</span><a href="http://www.facebook.com/pchomefans" target="_blank"><img src="https://cdn0-techbang.pixcdn.tw/system/images/17352/original/PChome_Logo.jpg?1272618592" alt="" width="200" height="70" /></a><br /><span>歡迎加入</span><a href="http://www.facebook.com/pchomefans" target="_blank">PC home雜誌粉絲團</a><span>！</span></p> </blockquote><a href="http://www.facebook.com/TKbang">加入T客邦Facebook粉絲團</a><img src="http://feeds.feedburner.com/~r/techbang/~4/Vt-ztaTaf5U" height="1" width="1" alt=""/>
