不只是備份工具，活用Dropbox、Google Drive 成為協同工作、檔案救援利器
或許我們對 Dropbox、Google Drive、OneDrive⋯ 等雲端儲存空間都不陌生，知道它可以用來儲存檔案、可以共享照片、可以免費使用，所以在每次限時贈送儲存空間的活動中，都不忘為自己累積更大的空間，好讓未來有空間儲存更多檔案，畢竟容量永遠不嫌大。但若能換個角度思考及運用，它還能是最具效益的溝通管道及平台。<h3>溝通工具用對了嗎？</h3> <p>在課業、工作、生活領域中，我們會強調利用「溝通」的方式，協力達到共同的目標，打電話是溝通、開會是溝通、e-mail 往返也是溝通，有效的溝通可以達到事半功倍的效果，但更多時候，我們卻是處在各種會造成事倍功半的溝通裡，例如冗長的會議、重覆進行確認的動作、花時間等待他方回應等等。</p> <p>為了克服這些不具效益的溝通行為，開始使用光碟、隨身碟這類可以大量複製的儲存工具，並因應不同溝通對象安裝各式通訊軟體，以及花費成本架設 FTP（File Transfer Protocol）傳送檔案等等。可惜的是，增加的工具及成本愈來愈多，卻不見得獲得相對的成效，甚至得花更多時間操作這些工具及軟體，讓自己更忙碌。如果你也遇到這樣的問題，就該反向思考，究竟用對工具了嗎？</p> <h3>同步/共享/協作的雲端空間</h3> <p>溝通的目的是為了達成共識與目標，隨著雲端儲存技術愈來愈成熟後，雲端空間除了儲存檔案之外，還具有同步更新檔案、分享資料、協同工作等等的特性，讓過去許多溝通行為，都可以透過雲端空間一次完成。舉例來說，在公司進行跨部門合作專案時，可以開啟共用的雲端空間，讓各部門準備的資料都可以相互取用，以減少電子郵件或檔案傳遞的時間，並使用協作模式讓多人共同完成企畫案，減量非必要的會議次數。此外，透過雲端儲存可以減少忘記攜帶 USB 隨身碟的風險，也可以不受e-mail傳送檔案大小的限制，以及降低一檔多存所造成版本錯誤的問題。</p> <p>因此，重新檢視過去繁瑣的溝通行為後，會發現只要善加運用雲端儲存空間，過去依賴使用的工具及軟體其實可以被淘汰，且只要從中找出屬於自己的運用方法，就能打破時間與空間的限制，大幅減少重覆溝通所花費的時間，創造全新事半功倍的效率。</p> <h3>串連多裝置同步使用</h3> <p>目前免費雲端儲存空間的選擇很多，常見有 Dropbox、Google 推出的 Google Drive，以及微軟推出的 OneDrive，還有 Apple 的 iCloud Drive 等，容量及特色上略有差異，可以依照使用習慣，以及手機及平板的系統，選擇最適合搭配的一種。不過，多數的雲端空間都有針對行動平台推出 App，並且能夠支援不同作業系統使用，所以只要能夠串連平時使用的電腦、手機、平板等等，達到跨平台的目的，就能發揮雲端空間的效益，以下則以 Dropbox 及 Google Drive 為例。</p> <p style="text-align: center;"><img src="https://cdn1-techbang.pixcdn.tw/system/images/215914/original/adb11c1077c7f59776da175ce0d04594.jpg?1432196408" alt="" /></p> <p style="text-align: right;">（後面有 Dropbox 與 Google Drive 分別介紹）</p> <p style="text-align: center;"><!-- pagebreak --></p> <h2>用 Dropbox 減少 USB 隨身碟使用</h2> <p>由於大部分的人除了桌機之外，還同時使用筆電、手機、平板等各式行動裝置，過去要在不同裝置間存取檔案，都會使用體積迷你、攜帶方便的 USB 隨身碟。在雲端空間不普及的過去，USB 隨身碟確實提供檔案快速轉存的便利性，但你是否也曾發生忘記攜帶的窘境？再加上 USB 隨身碟容易被偷竊，或易成為散播病毒的媒介，都讓USB隨身碟存在相當的風險。</p> <h3>多台裝置進行檔案同步</h3> <p>Dropbox 的運作基礎就是檔案同步，在網路已連線的前提下，可以立即在不同電腦間存取檔案，進行相關的工作，這也是個人對雲端儲存空間的基本使用需求。隨著行動裝置幾乎成了第二個重要的工作平台，若能在行動裝置中也安裝 Dropbox App，就能利用同步的功能，立即讀取儲存在雲端的檔案使用。</p> <p style="text-align: center;"><img src="https://cdn2-techbang.pixcdn.tw/system/images/215915/original/75c31b2fe178e1cc5562171dd9b9d950.jpg?1432196729" alt="" /></p> <p style="text-align: center;"><img src="https://cdn0-techbang.pixcdn.tw/system/images/215916/original/ff008311fa4cf11b39aca59d676c975a.png?1432196731" alt="" /></p> <p style="text-align: center;">▲用 Dropbox 取代 USB 隨身碟使用，還能在桌機、筆電、手機、平板電腦多台裝置間，進行檔案同步。</p> <h3>建立個人雲端工具庫</h3> <p>一些經常使用的免安裝軟體或工具程式，例如免安裝版的 KMPlayer 播放程式，以前常會儲存在 USB 隨身碟上，以備可隨時在不同電腦上安裝。現在，可以透過檔案同步的概念，在 Dropbox 建立專門存放這類工具軟體的資料夾，等到需要使用時，就開啟 Dropbox 取用，這也像是在雲端建立自己專屬的工具庫。</p> <p style="text-align: center;"><img src="https://cdn1-techbang.pixcdn.tw/system/images/215917/original/64e0c2f186ff4962bab24fc653926934.jpg?1432196733" alt="" /></p> <p style="text-align: center;"><img src="https://cdn1-techbang.pixcdn.tw/system/images/215918/original/29dc22414631d5b30825218caf7737d3.png?1432196734" alt="" /></p> <p style="text-align: center;">▲透過檔案同步的概念，只要在 Dropbox 儲存個人常用的免安裝軟體或工具，就可在不同裝置間同時使用。</p> <h2>用 Dropbox 桌面工具同步檔案更簡單</h2> <blockquote> <p>Dropbox 桌面管理工具</p> <p>下載位置：<a href="http://www.dropbox.com/install">www.dropbox.com/install</a></p> </blockquote> <p>雲端儲存空間最直接的應用就是儲存檔案，但這不該是雲端硬碟的最大價值；利用網路作為媒介，進一步延伸出的跨裝置檔案同步功能，才是雲端更高的使用價值。而目前大多雲端空間的操作介面都是由網頁版開始，再分別提供桌機或筆電使用的桌面管理工具，以及行動裝置使用的 App，以利於串連所有裝置。</p> <h3>安裝桌面管理工具</h3> <p>不同的雲端儲存空間因應服務的差異，有著不同的操作邏輯。舉例來說，Google Drive 結合許多Google的線上服務，包括 Gmail、Google Docs、Chrome 線上應用程式商店等等，所以在網頁端操作較為順手。至於以雲端儲存空間為主要功能的 Dropbox，雖然提供與網路連結的服務，但採用電腦硬碟的操作思維，因此，建議長時間使用電腦端的工作者，可以安裝 Dropbox 桌面管理工具，使用起來會更加方便。</p> <p style="text-align: center;"><img src="https://cdn1-techbang.pixcdn.tw/system/images/215919/original/eced4619296618077f04fa200444b8b3.png?1432196959" alt="" /></p> <p style="text-align: center;">▲Dropbox 的操作概念與電腦硬碟相似，很適合安裝桌面管理工具，且安裝完成後，可成為系統匣裡的常駐程式。</p> <h3>設定電腦端的儲存位置</h3> <p>由於安裝 Dropbox 桌面管理工具後，預設會自動建立 Dropbox 的資料夾在系統碟裡，如果擔心會占去系統碟太多空間，也可以在「偏好設定」裡，手動變更資料夾的位置。此外，Dropbox 資料夾還會自動顯示在「我的最愛」裡，方便使用者快速開啟。</p> <p style="text-align: center;"><img src="https://cdn2-techbang.pixcdn.tw/system/images/215933/original/18753b896ebb01e57d15018561eec03c.jpg?1432198540" alt="" /><img src="https://cdn2-techbang.pixcdn.tw/system/images/215934/original/cb4e81c18ed1f35d592810dca4e06739.jpg?1432198571" alt="" /></p> <p style="text-align: center;">▲如果擔心 Dropbox 占去系統碟的儲存空間，可在「偏好設定」裡切換到「帳戶」，在「移動」變更資料夾的位置。</p> <h2>用 Dropbox 減少 e-mai l寄送檔案</h2> <p>通常要給別人一個檔案時，大部分人都會選擇以 e-mail 夾帶檔案的方式，將檔案傳送給收件者，尤其公司內部最常使用 e-mail 交換檔案，如果是小檔案或小尺寸圖片，這樣的傳送方式還算方便，但若是遇到大容量的檔案，e-mail 可就無法完成寄送的工作了。</p> <h3>單一檔案使用載點分享</h3> <p>由於電子信箱大都會限制附件檔案的大小，就連 Gmail 也有 25MB 的限制，但在講求高畫質的現在，相機或手機都是高像素的拍照規格，如果在傳送的檔案中有夾帶照片或影片，就會遇到傳送失敗的狀況。Dropbox 提供載點的方式，讓對方可以自行下載檔案，也就解決檔案大小限制的問題，且載點建立方便，二個步驟就可以快速將檔案下載位置提供給指定對象。</p> <p style="text-align: center;"><img src="https://cdn1-techbang.pixcdn.tw/system/images/215924/original/df14f5520694cfa2c5724162580e889e.jpg?1432197298" alt="" /><img src="https://cdn1-techbang.pixcdn.tw/system/images/215925/original/cb5bb3ac331eb3441a6dfe84c6e96747.jpg?1432197300" alt="" /></p> <p style="text-align: center;">▲將想要傳送的檔案存在電腦端的 Dropbox 資料夾後，按右鍵就可看到「分享 Dropbox 連結」。當系統夾出現以上文字時，表示已經自動記憶載點位置，只要按滑鼠右鍵，選擇貼上就能出現載點位置。</p> <h3>多個檔案使用資料夾共享</h3> <p>單一大型檔案可以利用 Dropbox 提供載點，遇到要傳送多個檔案的狀況時，就可以將所有檔案整合進資料夾裡，再透過共享資料夾的方式，一次將所有檔案提供給指定對象下載。操作方式與單一檔案分享載點的方法略有不同，資料夾分享時必須輸入對方的電子郵件進行邀請，這是多人共享檔案的概念，提供載點只是單向傳送檔案。</p> <p style="text-align: center;"><img src="https://cdn0-techbang.pixcdn.tw/system/images/215926/original/ca2a393cba51367982b2bbe7fc45136c.jpg?1432197302" alt="" /><img src="https://cdn2-techbang.pixcdn.tw/system/images/215927/original/f6e39fd18b22abb8d4cbff31471db74b.jpg?1432197305" alt="" /></p> <p style="text-align: center;">▲如果要傳送的檔案不只一個，就可以建立資料夾共享的概念，將所有檔案一次打包共享。</p> <p style="text-align: right;">（後面還有 Dropbox&nbsp;介紹）</p> <p style="text-align: center;"><!-- pagebreak --></p> <h2>用 Dropbox 避開檔案傳送的安全性限制</h2> <p>使用 e-mail 寄送檔案除了有附件大小的限制外，有時候在密集返往郵件的情況下，可能會出現人為疏失或傳送失敗而遺漏某些重要的內容，如果每次往返的郵件都夾帶檔案，更容易發生資訊不齊的問題，因此以 Dropbox 取代 e-mail 傳送更顯優勢。</p> <h3>檔案分享格式不受限制</h3> <p>利用 Dropbox 取代 e-mail 還有個重要的優點，就是傳送的檔案格式不受限制。由於為了杜絕電腦病毒入侵，電子信箱都會限制部分檔案格式的傳送，以避免收件者在接收 e-mail 後就中毒，最常見的就是限制 .exe 執行檔。但這樣的安全措施，也一併阻礙正常檔案的傳送，所以透過 Dropbox 提供載點的方式，即使接收對象沒有 Dropbox，也可以在網頁端直接下載檔案使用。</p> <p style="text-align: center;"><img src="https://cdn2-techbang.pixcdn.tw/system/images/215928/original/5bc662541a78d235210511edf80b1a0a.jpg?1432197784" alt="" /></p> <p style="text-align: center;">▲通常 e-mail 會阻擋傳送 .exe 執行檔，但利用 Dropbox 提供載點的方式，對方也可以下載 .exe 檔使用。</p> <h3>檔案分享隨時取消更安全</h3> <p>至於 Dropbox 傳送檔案的安全性部分，不管是單一檔案提供的載點，或是多個檔案以資料夾方式共享，都會指定接收對象，這對傳送或接收檔案的雙方來說，都較為私密。此外，在確認指定對象下載完成後，就可以選擇取消載點及共用邀請，也可以降低重要檔案外流的風險。</p> <p style="text-align: center;"><img src="https://cdn1-techbang.pixcdn.tw/system/images/215929/original/27f8ac9fc45876a5f0355266344aa48e.jpg?1432197785" alt="" /><img src="https://cdn2-techbang.pixcdn.tw/system/images/215930/original/c96a26d912356d30403637b526ef6c7f.jpg?1432197786" alt="" /></p> <p style="text-align: center;">▲想要取消載點及共享，只要進入網頁版 Dropbox，在共享及連結分類下，找到要取消的項目即可。</p> <h2>用 Dropbox 打造最便利的專案合作平台</h2> <p>當你需要與他人共同合作時，不免得隨時交換資訊，好讓彼此都能有共同的資料可以使用，此時 Dropbox 資料夾共享的功能就不是單向的傳遞，而是雙向溝通，甚至是多人或跨部門的合作平台。</p> <h3>共享檔案自動同步至電腦</h3> <p>發起人可以先至 Dropbox 建立一個資料夾，專門給多人合作的專案使用，再邀請所有參與者加入，而這個資料夾就是專案合作平台，如果成員都有安裝 Dropbox 桌面管理工具，只要接受共享邀請後，就會自動將整個資料夾下載至電腦端，對長時間在電腦前工作的使用者來說，十分便利。</p> <blockquote> <p><strong>專案資料夾命名小技巧</strong></p> <p>若想要讓這個資料夾在他人的 Dropbox 中更顯眼，在為資料夾命名時，可以利用符號或數字開頭，因為 Dropbox 預設是以名稱排序。</p> </blockquote> <p style="text-align: center;"><img src="https://cdn1-techbang.pixcdn.tw/system/images/215937/original/8457fc535d5aacd8463ac70d14d1a6e0.jpg?1432198727" alt="" /><img src="https://cdn2-techbang.pixcdn.tw/system/images/215938/original/98b1dd7d7790259ce697356fa4ff5690.jpg?1432198728" alt="" /></p> <p style="text-align: center;">▲發起人可在 Dropbox 建立資料夾，再邀請相關人員共用，所有參與專案的人員，就可以各別在資料夾中上傳檔案，共同打造合作平台。</p> <h3>指定同步資料夾節省空間</h3> <p>不過，如果擔心接受共享後，這個多人使用的專案合作資料夾會變得愈來愈龐大，而影響電腦端的儲存空間，也可以選擇在電腦端將資料夾刪除，日後就只要在網頁端讀取檔案使用。或者是不想要將這個龐大的資料夾同步在每部電腦裡，也可以在 Dropbox 的偏好設定裡，取消同步這個資料夾。</p> <p style="text-align: center;"><img src="https://cdn0-techbang.pixcdn.tw/system/images/215935/original/0b97dbd104407c90b832f99411f10ce5.jpg?1432198651" alt="" /><img src="https://cdn2-techbang.pixcdn.tw/system/images/215936/original/db11f6ccf8e9149f63935c9fa19c2719.jpg?1432198655" alt="" /></p> <p style="text-align: center;">▲若是擔心多人共用的資料夾會占去電腦的儲存空間，可以在「偏好設定」裡的「選擇性同步」，取消資料夾同步。</p> <h2>Dropbox 減少微軟 Office 不相容問題</h2> <p>檔案共享後下一步就是協同工作，如果是以 Dropbox 為主要的雲端儲存空間，過去在網頁端或手機端開啟共享的檔案時，雖然可以瀏覽檔案，卻得再多一道下載的手續後，才能夠編輯檔案。不過近期 Dropbox 與微軟有多項合作，漸漸更具協同工作平台的潛力。</p> <h3>網頁版提供微軟 Office Online</h3> <p>儘管微軟 Office 對許多軟體都不太友善，有不少相容性的問題，但不可否認它仍是學校、公司、政府機關最常使用的文書軟體。因此，網頁版的 Dropbox 提供微軟 Office Online 即時編輯功能後，除了可以在網頁端進行編輯外，在沒有安裝微軟 Office 的電腦上，也可以直接開啟瀏覽器登入 Dropbox，啟動微軟 Office Word、Excel、PowerPoint 文件格式進行編輯，雖然提供的編輯功能較為精簡，但至少不用再擔心格式出錯，或是樣式不支援的問題。</p> <p style="text-align: center;"><img src="https://cdn0-techbang.pixcdn.tw/system/images/215951/original/714132f86a1ea7a76027c27b9f41331d.jpg?1432202607" alt="" /><img src="https://cdn2-techbang.pixcdn.tw/system/images/215953/original/0e03a64b538a387c759a6b9d3954e5e7.jpg?1432202608" alt="" /></p> <p style="text-align: center;">▲在網頁登入 Dropbox 之後，開啟微軟的 Word 檔，並允許以「Microsoft Office Online」開啟後，頁面上方就會出現編輯工具列。</p> <h3>手機也可即時編輯微軟 Office</h3> <p>此外，微軟針對 iPhone 及 iPad 推出的 Office Word、Excel、PowerPoint App，除了具有基本的編輯功能，可讓使用者在手機端進行 Office 文件編輯外，還能夠串連 Dropbox，所以在手機端的 Dropbox 開啟微軟的 Office 文件檔後，就會各別依 Office Word、Excel、PowerPoint App 開啟。至於 Android 手機目前則可使用 Office Mobile App，同樣可免費編輯微軟 Office 文件。</p> <blockquote> <p><strong>行動裝置編輯微軟 Office 的 App</strong></p> <ul> <li>iPhone 及 iPad：Office Word、Excel、PowerPoint</li> <li>Android：Office Mobile</li> </ul> </blockquote> <p style="text-align: center;"><img src="https://cdn1-techbang.pixcdn.tw/system/images/215954/original/d2bb3264227d46244faf6b3e941bc645.png?1432202610" alt="" /><img src="https://cdn1-techbang.pixcdn.tw/system/images/215955/original/9dd4acb7e71f4fbd71fb847bd4e0ef85.png?1432202611" alt="" /></p> <p style="text-align: center;">▲以 iPhone 開啟 Dropbox 裡的 Word 檔為例，點選編輯圖示後，選擇「Microsoft Word」。在完成登入微軟帳號的手續後，就會切換以 Microsoft Word 開啟檔案，即可進行編輯。</p> <p style="text-align: right;">（後面還有 Dropbox 與 Google Drive 介紹）</p> <p style="text-align: center;"><!-- pagebreak --></p> <h2>Dropbox 檔案還原超輕鬆</h2> <p>由於檔案版本被覆蓋或刪除的狀況，在多人共享的資料夾裡很容易發生，因此以檔案分享為主要功能的 Dropbox，更需要具備檔案救援的功能，當然它也與 Google Drive 一樣，提供了版本還原功能，且選單介面更簡單。</p> <h3>Dropbox 還原檔案</h3> <p>在 Dropbox 裡會留下每一次關閉檔案後的修改紀錄，如果發現檔案錯誤，且不知何時被覆蓋時，就可以在紀錄的歷史版本中，找到最正確的版本進行還原。雖然它不像 Google Drive 一樣可以預覽各個版本的內容，只簡單提供時間、裝置、編輯者等基本的資訊，但條列式的版本選擇，反而更加簡單直覺。</p> <p><strong>step 1</strong></p> <p>登入網頁版的 Dropbox 後，點選想要還原版本的檔案，按下滑鼠右鍵選擇「之前的版本」。</p> <p style="text-align: center;"><img src="https://cdn2-techbang.pixcdn.tw/system/images/215956/original/f52dc9b9c1eb97f45c0cfb0207eda51f.jpg?1432203228" alt="" /></p> <p><strong>step 2</strong></p> <p>接著從提供的版本清單裡，找到想要還原的版本，再按下「還原」即可。</p> <p style="text-align: center;"><img src="https://cdn0-techbang.pixcdn.tw/system/images/215957/original/b1cbae5cb482c962088289d6881a6994.jpg?1432203234" alt="" /></p> <h3>刪除檔案不計空間</h3> <p>至於在 Dropbox 中被刪除的檔案，則會再提供 30 天的考慮期，這期間內隨時可以反悔，重新開啟 Dropbox 網頁版，選擇救回檔案，而在刪除檔案暫存的 30 天裡，並不會額外計算佔用的空間，當然，也可以手動選擇永久刪除，讓私密檔案立即消失。另外，如果一次刪除多個檔案時，也可以在「活動」的分頁裡，找到刪除大量檔案的紀錄，再選擇將整批檔案一起還原，也更為省時省力。</p> <p><strong>step 1</strong></p> <p>進入被刪除檔案存放的資料夾後，按一下頁面上方的「顯示刪除的檔案」，被刪除的檔案就會以灰色浮現出來。</p> <p style="text-align: center;"><img src="https://cdn1-techbang.pixcdn.tw/system/images/215958/original/8fbfb969e19de1cc4eff7427f499022a.jpg?1432203235" alt="" /></p> <p><strong>step 2</strong></p> <p>點選灰色的被刪除檔案後，再按下「還原」，就可依照指示救回被刪除的檔案。</p> <p style="text-align: center;"><img src="https://cdn1-techbang.pixcdn.tw/system/images/215959/original/be0baf392efcca01b5d45a5f60e281f9.png?1432203236" alt="" /></p> <h2>Google Drive 減少檔案校對時間</h2> <p>要說將協同工作發揮到最淋漓盡致，就非 Google Drive 莫屬。它除了具備檔案共享，更提供即時協同編輯的功能，加速團隊合作的工作效率。這部分 Dropbox 就較為不足，因為 Dropbox 目前只能個別編輯檔案後，再透過共享的方式，由其他人繼續編輯同一份檔案。</p> <h3>同步協作更有效率</h3> <p>在 Google Drive 裡分別提供文件、試算表、簡單⋯等檔案格式，已經可以滿足多數人的文書使用需求，只要檔案不要有太多複雜的表格或樣式設定，日後也可轉存為相容於微軟 Office 的格式繼續編輯。且免費的文書軟體，對個人或小公司而言，更沒有成本負擔，可在建立檔案後，直接開啟共享及編輯的權限，讓多人同時編輯檔案，在文件中也可以同時看到內容變更的部分，如此既沒有檔案版本不同的問題，也無須校對修改內容，更少了整合檔案的時間。</p> <p style="text-align: center;"><img src="https://cdn0-techbang.pixcdn.tw/system/images/215960/original/c1b0e0a2bb1ce89972eccf30938187fa.png?1432203611" alt="" /></p> <p style="text-align: center;">▲將 Google 文件分享給他人共同協作時，可在檔案上看見他人即時編輯的內容。</p> <h3>追蹤修訂加註解也能協作</h3> <p>就算不是即時的共同協作，也可以在個人編輯時，開啟「建議操作」，這功能類似微軟 Word 的追蹤修訂，能夠將修改的內容標示出來，再讓其他人進行確認；若不是修改文件內容，只是想要詢問或交辦其他事項，則可開啟「註解」，寫下想要傳達給對方的訊息，待接收者看到之後，就可選擇「標為已解決」。這樣的編輯方式，雖然不是所有人同時進行檔案的編輯，但仍然可達到協作的效益。</p> <p style="text-align: center;"><img src="https://cdn0-techbang.pixcdn.tw/system/images/215961/original/712b6d8e32b09cf87effdfc0dc9e7abd.jpg?1432203616" alt="" /><img src="https://cdn2-techbang.pixcdn.tw/system/images/215962/original/561b9d112d99e106f7aab40225306c27.jpg?1432203620" alt="" /></p> <p style="text-align: center;">▲即使不是同時編輯檔案，只要開啟「建議操作」就會將自己修改的內容標示出來，若是詢問或交辦其他事項，則可開啟「註解」使用。</p> <h2>用 Google Drive 不用追蹤檔案</h2> <p>此外，如果已經將 Google Drive 做為協同工作平台，自然是期望透過共享與協作的方式，減少不重要的溝通及會議，那麼如何有效追蹤工作進度，清楚掌握每個協作檔案的動態，也是簡化工作流程的一環。</p> <h3>開啟「顯示詳細資訊」查詢協作進度</h3> <p>在即時的協作檔案中，可以清楚看到文件編輯的內容，但若不是同時進行編輯檔案，或是有許多不同的檔案分別與不同人協作時，Google Drive 就得透過 Gmail 傳送通知，才能知道檔案的動態。麻煩的是，Gmail 傳來的通知可能被其他信件覆蓋，也可能漏了一些重要內容，所以，最好能夠手動開啟「顯示詳細資訊」功能，掌握檔案的變更紀錄。</p> <p>顯示詳細資訊是 Google Drive 提供的檔案動態訊息，雖然不是多麼強大的功能，卻是一個相當實用的小工具，能輔助使用者立即掌握共享檔案的編輯紀錄。這麼一來，就無須花費時間，逐一開啟每個共同協作的檔案，而能以最簡便的方式，快速瀏覽與追蹤檔案動態，並且不遺漏任何一個重要的檔案修改內容。甚至也可以放大用來檢視整個雲端硬碟的動態，讓沒有共享的檔案，也可以透過動態訊息查詢。</p> <p><strong>step 1</strong></p> <p>在 Google Drive 的頁面上，開啟右上方驚歎號圖示代表的「顯示詳細資訊」，頁面右側就會出現側欄。</p> <p style="text-align: center;"><img src="https://cdn0-techbang.pixcdn.tw/system/images/215963/original/257a6155e08aff719d0d8ddc691d2e33.jpg?1432204239" alt="" /></p> <p><strong>step 2</strong></p> <p>按下「活動」標籤，就會出現近期 Google Drive 上的變動，可以從中查詢共享的資料夾或檔案有什麼變化。</p> <p style="text-align: center;"><img src="https://cdn0-techbang.pixcdn.tw/system/images/215964/original/97f9745115ec94bd698d11db50c4806a.jpg?1432204241" alt="" /></p> <p><strong>step 3</strong></p> <p>若是想要查詢特定共享資料夾近期的變更，點選該資料夾後，右側就只會顯示這個資料夾的動態。</p> <p style="text-align: center;"><img src="https://cdn2-techbang.pixcdn.tw/system/images/215965/original/17bbfbc46bea9a0dbd51573e8555fe43.jpg?1432204242" alt="" /></p> <p><strong>step 4</strong></p> <p>要查詢個別檔案的變更也行，且按下動態訊息上的檔名就會開啟檔案，按下放大鏡圖示則出現下一個動態訊息。</p> <p style="text-align: center;"><img src="https://cdn2-techbang.pixcdn.tw/system/images/215966/original/550ff60c53c8f76e742f0cd1a01b8c32.jpg?1432204243" alt="" /></p> <h2>Google Drive 救援檔案超簡單</h2> <p>不管是 Google Drive 或 Dropbox，都有檔案救援的功能，如果遇到檔案被覆蓋、不小心刪除，或是電腦硬碟壞掉無法開啟時，都可以到雲端空間裡，將檔案救回來，兩者的操作方式略有不同，但都得在網頁端才能進行，且步驟很簡單，比電腦救援軟體省時又省力。</p> <h3>還原 Google 文件歷史版本</h3> <p>Google Drive 提供的檔案還原功能裡，會依照「上傳檔案」及「自建 Google 文件」兩者有所分別。針對上傳至 Google Drive 的檔案，只要在網頁端找到想要還原的檔案後，按滑鼠右鍵選擇「管理版本」，就可以看到保留的歷史版本。至於針對 Google 文件的版本還原功能，得在開啟檔案後，於工具列的檔案標籤頁下，找到「查看修定版本紀錄」選項，就可以看到更詳細的修改內容，由於 Google Drive 並不會刪除任何一個歷史版本，只要找到想還原的歷史版本後，按下「還原為此版本」即可。</p> <p style="text-align: center;"><img src="https://cdn2-techbang.pixcdn.tw/system/images/215967/original/4181183d13480e76717101a343785b69.jpg?1432204676" alt="" /></p> <p style="text-align: center;">▲打開 Google 文件後，在工具列上找到「檔案」標籤頁，並開啟「查看修定版本紀錄」選項，就能看到所有版本紀錄。在修訂版本紀錄裡，會清楚標示每個版本經由何人編輯，選擇想要還原的版本後，按下「還原為此版本」就完成。</p> <h3>復原刪除的文件</h3> <p>至於在 Google Drive 刪除的檔案或資料夾，都會被存放在垃圾桶裡，且保留的時間相當長，如果想要找回被刪除的檔案，大都不是問題，只要在垃圾桶裡找到檔案，選擇復原即可。當然，如果是較機密的檔案，也可以手動選擇永久刪除。而在共享檔案中，若協作者誤刪了檔案，其實只要請建檔者再分享即可。</p> <p style="text-align: center;"><img src="https://cdn2-techbang.pixcdn.tw/system/images/215968/original/2cf6c04051a1284552633c9b44d6480b.png?1432204677" alt="" /></p> <p style="text-align: center;">▲打開 Google 文件後，在工具列上找到「垃圾桶」標籤頁，找到檔案後按下滑鼠右鍵，在此可以選擇「復原」或「永久刪除」。</p> <p>&nbsp;</p> <blockquote> <p><span><span>本文同步刊載於PC home雜誌</span><br />&nbsp;</span><span>&nbsp;</span><a href="http://www.facebook.com/pchomefans" target="_blank"><img src="https://cdn0-techbang.pixcdn.tw/system/images/17352/original/PChome_Logo.jpg?1272618592" alt="" width="200" height="70" /></a><br /><span>歡迎加入</span><a href="http://www.facebook.com/pchomefans" target="_blank">PC home雜誌粉絲團</a><span>！</span></p> </blockquote><a href="http://www.facebook.com/TKbang">加入T客邦Facebook粉絲團</a><img src="http://feeds.feedburner.com/~r/techbang/~4/Mjg0_TLDcak" height="1" width="1" alt=""/>
